As u 'n besigheid of skool het wat vereis dat u met verskeie kliënte of projekte saamwerk, is 'n behoorlike liasseringstelsel van kritieke belang. Daar is verskillende metodes om dokumente in te dien, maar uiteindelik moet u stelsel u behoeftes weerspieël. Die beste manier om voor te berei op 'n doeltreffende stelsel, is om 'n paar dae te bestee om slegs aan die organisasie te werk.
Stappe
Metode 1 van 3: Voorbereiding vir 'n nuwe liasseerstelsel
Stap 1. Versamel al u materiaal
U moet al u papierwerk saamstel voordat u 'n behoorlike stelsel opstel. Gaan deur alle plekke waar u moontlik papierwerk het en plaas dit in een stapel. Spandeer tyd om seker te maak dat u behoorlik rekenskap kan gee van alle aktiewe en onaktiewe werk wat u het.
- Beplan vooraf deur 'n tafelruimte oop te maak om aan u papiere te werk.
- As u iemand anders se papierwerk in 'n nuwe liasseerstelsel aanpas, verwyder alle dokumente uit die huidige stelsel. Dit is beter as u alle dokumente hanteer en voorberei op 'n nuwe stelsel.
Stap 2. Gaan deur al die dokumente
Dit is die moeilike deel van die proses, maar dit is ook 'n belangrike stap om georganiseerd te raak. Skei al die lêers op grond van wat dit is, soos bankstate, kredietkaartrekeninge en verbandbetalings. Dit lyk dalk vervelig, maar gaan deur elke dokument in u stapel om te bepaal waarmee u werk.
- U hoef nie elke vraestel te lees nie, maar 'n kort skim sal u help.
- Post-it-aantekeninge is goed om belangrike vraestelle te merk waarvan u weet dat u tyd moet spandeer.
Stap 3. Stel hope op
As u met u papierwerk begin werk, sal dit nuttig wees om verwante vraestelle bymekaar te hou. U kan alle vraestelle met betrekking tot die "Nickelback" -kliënt in een stapel plaas. 'N Ander voorbeeld is om u werk op maande te stapel.
- As u 'n gevoel van chronologiese volgorde het, kan dit nuttig wees vir u behoeftes.
- Stel prioriteite terwyl u deur papierwerk sorteer. As u papiere sien wat uiters belangrik is, plaas dit bo -op hul onderskeie stapel.
Stap 4. Verminder soos u goeddink
Nog 'n stapel wat u kan skep, is die asblik. U hoef nie 'n hoop papierwerk weg te gooi nie, maar u moet die onbelangrike papiere van die ander stapels skei. U kan selfs 'n diverse stapel opstel waar ewekansige vraestelle kan gaan.
As u 100% seker is dat u nie papierwerk nodig het nie en u nie 'n lewensvatbare skakel na 'n ander dokument kan trek nie, moet u dit weggooi. Raadpleeg u meerderes of u iets mag weggooi voordat u iets deurgee
Stap 5. Gebruik manila dopgehou
Hou dinge eenvoudig deur goedkoop manila -dopgehou te gebruik. Dit sal u geld nie benadeel nie en sal u in staat stel om enige liasseringstelsel uit te voer wat u wil. U kan 'n pak manila -dopgehou by enige kantoorvoorraadwinkel kry.
Stap 6. Dra jou stapels oor
Gebruik die stapels wat u vroeër opgestel het om as gids vir u gidse op te tree. Maak seker dat die inhoud van elke vouer ook georganiseer is. U kan die inhoud van 'n lêer organiseer volgens die belangrikheid van elke vraestel, of volgens chronologie.
- Vermy om die inhoud van 'n lêer volgens die alfabet te rangskik. Alfabetiese organisasie werk doeltreffender vir die organisering van groepe lêers.
- Plaas die manila -vouers in 'n liasseerkas terwyl u die dopgehou vul.
Metode 2 van 3: Skep 'n stelsel wat vir u geskik is
Stap 1. Gebruik 'n alfabetiese liasseringstelsel
'N Alfabetiese liasseringstelsel werk goed as u name van mense, kliënte, outeurs, name van films, boeke, ens moet ophaal, mits u terme gebruik wat maklik is om op te spoor, is 'n alfabetiese liasseringstelsel dikwels die maklikste stelsel om te gebruik.
- Die beste manier om lêers in te dien en op te haal, is deur elke lêer te merk. Manila -vouers het 'n ekstra oortjie wat ontwerp is om lêers te benoem wat u herwinningsproses vergemaklik.
- As u kliënte hanteer, is dit meer doeltreffend om met die van te alfabetiseer.
- As u baie lêers het, oorweeg dit om letterafdelings te maak om u te help organiseer. Afdelings is groot en bevat net een letter. U kan ook die letters in pare verdeel soos "A-D" of "F-K."
Stap 2. Gebruik 'n aktuele volgorde
As u in 'n verskeidenheid vakgebiede werk of studeer, kan 'n vak of onderwerporde 'n baie nuttige manier wees om inligting op te spoor. As u byvoorbeeld regte studeer, kan u onderwerpe van kontrakte, konstitusionele reg, skadevergoeding, administratiefreg, volkereg, ens. Hê.
- Die beste manier om aktuele inligting te organiseer, is deur afdelingverdelers. Benoem die afdelingverdelers volgens die inhoud, soos 'Admin Law'.
- Hierdie stelsel werk die beste as u verskillende onderwerpe het. As dit nie die geval is nie, het u een of twee verdelers en 'n georganiseerde stelsel.
Stap 3. Probeer numeriese liassering
Hierdie tipe liasseringstelsel is ideaal vir lêers wat datums of syfers bevat. As u byvoorbeeld fakture, kwitansies, gedateerde gebeure, ens. Het, kan die numeriese stelsel dit maklik maak om die stelsel weer op te spoor. U kan ook die etikettering van maande en jaar vir hierdie opsie oorweeg. Vir diegene wat in 'n omgewing werk wat nommering gebruik vir papiere soos mediese lêers, wetgewende dokumente, hofsake, ens., Is nommering 'n nuttige opsporingsmetode.
- Gebruik hierdie stelsel slegs as u gemaklik is om verskeie nommers te sien en inligting uit hierdie nommers kan ophaal.
- Merk die nommers of datums op die lêer -oortjies en organiseer volgens die genommerde waarde. Begin met "1" en laat die volgende getalle die waarde verhoog.
- As u maande ingedien het, begin dan met Januarie en beweeg in volgorde tot Desember. U sal baat by seksie -verdelers vir elke maand.
Stap 4. Gebruik kleurkodering
Dit is ideaal vir kreatiewe liassering en is veral effektief vir diegene met 'n goeie visuele herinnering. Dit kan help om verskillende onderwerpe te kruisverwys op grond van kleurkodering. U kan enige van die bogenoemde tegnieke vir indiening in kleur kodeer. U kan ook 'n kombinasie van organiserende stelsels gebruik deur kleurkodes met 'n ander stelsel te koppel.
- Een van die maklikste maniere om kleur by u gevestigde vulmetode te voeg, is deur markeerstifters te gebruik. U kan 'n verskeidenheid pakke met aanhanger by elke kantoorbenodigdheidswinkel koop.
- 'N Ander manier om kleurkodering te implementeer, is deur 'n verskeidenheid gekleurde vouers te gebruik.
Stap 5. Gebruik 'n frekwensiestelsel
Dit werk goed vir items wat u die hele tyd gebruik, maar behoort nie 'n selfstandige stelsel te wees nie. Dit moet 'n ander stelsel voed, byvoorbeeld die alfabetiese stelsel. Voeg die gereeld gebruikte inligting by 'n gegroepeerde ruimte in u liasseergebied, sodat dit vinnig opgespoor kan word, soos heel voor in 'n kas vir laaie.
U moet oppas dat u nie ongeorganiseerd raak met hierdie stelsel nie. Om die projek waaraan u tans werk, voor te hou, sal nie altyd 'n doeltreffende organisasie verseker nie
Metode 3 van 3: Behoud van 'n georganiseerde stelsel
Stap 1. Dien papierwerk onmiddellik in
Een manier om te verseker dat u liasseerstelsel doeltreffend werk, is deur papier in te dien terwyl u dit verwerk. Die liasseringstelsel werk nie as u lêers uitstel nie. As u die gewoonte het om papiere in te dien, sal dit ook u produktiwiteit en werkstroom help.
Stap 2. Hou u ruimte opgedateer
Elke paar maande moet u deur u liasseringstelsel gaan en 'n kort rukkie doen. U hoef nie al u referate na te gaan soos u vir die aanvanklike organisasie gedoen het nie. Kyk deur al die lêers en maak seker dat alles georganiseer en op die regte plek is.
Na die eerste paar maande kan u ook besin of die stelsel wat u kies vir u werk
Stap 3. Maak jou spasie skoon
Een keer per jaar moet u u werkruimte groter skoonmaak. U het moontlik 'n paar lêers wat u gereeld gebruik, maar u moet nou deur die ander lêers gaan wat u minder gebruik. Maak die lêers wat u minder gebruik, oop en lees deur al u dokumente om te sien of daar onnodige papierwerk is.
Haal al die lêers uit en vee die liasseerkas af met 'n klam lap om stofopbou te verwyder
Wenke
- Hierdie beginsels kan ook van toepassing wees op rekenaar- of ander elektroniese liasseringgroepe.
- Gebruik 'n indeks vir lêers wat nie alfabeties geplaas is nie. Dit moet alfabeties gerangskik wees, sodat u u lêers vinnig kan vind. Plaas hierdie indeks voor in die lêer.
- Begin deur u stapels papiere te suiwer en te sorteer, en gebruik post-it-aantekeninge om in kategorieë en dan subkategorieë te sorteer.
- Dit is handig om 'n diverse lêer te hê vir items wat nêrens anders netjies pas nie.
