Alfabetiese indiening is 'n fundamentele manier om dokumente te organiseer waarmee u u persoonlike en besigheids lêers vinnig kan stoor, toegang tot en bestuur
Deur die implementering van alfabetiese dokumente in u lewe, verseker u dat alle dokumente beskerm en geredelik beskikbaar is. Daar is baie reëls oor hoe om alfabeties in Engels in te dien om 'n sinvolle liasseringstelsel te behou. Gelukkig is dit eenvoudig om aan die gang te kom met nuwe dokumente, en dit is steeds nie 'n moeilike verandering om aan te bring as u moet herorganiseer nie!
Stappe
Deel 1 van 2: Alfabetiese indiening
Stap 1. Besluit oor die alfabetiese stelsel wat u gaan gebruik
Selfs iets so oënskynlik eenvoudig soos alfabetiese indiening bied verskeie opsies om van te kies. Dit is belangrik dat u een stelsel kies en dit konsekwent gebruik.
- Letter-vir-letter-indiening beskou elke letter in elke woord in die volgorde van voorkoms, en ignoreer enige spasies tussen woorde.
- Word-vir-woord-indiening bestel items wat opeenvolgend gebaseer is op die eerste letter van elke woord.
- Een-vir-eenheid-indiening neem elke woord, afkorting en voorletter in ag, en rangskik items volgens hierdie. Die eenheid-vir-eenheid-stelsel word oor die algemeen aanbeveel.
Stap 2. Groepeer items
Sodra u al die items het wat u moet indien, moet u besluit hoe u die lêers wil groepeer. U kan die woordeboekformaat kies waarin alle lêers in alfabetiese volgorde geplaas word, ongeag die tipe lêer of die items wat dit bevat. U kan ook die ensiklopedie -formaat gebruik, waarin items gegroepeer is volgens tipe of onderwerp, en dan word elke groep alfabeties gerangskik.
As u baie verskillende soorte items moet inhandig (resepte, belastingontvangste, briewe, ens.), Kan dit nuttig wees om die ensiklopedie -formaat te gebruik. Groepeer eers die items volgens tipe, en bestel dan die items in elke groep alfabeties. Hou die groepe geskei met behulp van verdelers of kleurkodering
Stap 3. Indekseer u lêers
Indeksering is die manier waarop elke afdeling van 'n titel in die korrekte eenheid geplaas word. Om items te indekseer voordat u dit indien, moet u die elemente van elke item se naam afbreek en 'n nuwe alfabetiese naam skep, wat kan verskil van die standaardnaam. Byvoorbeeld:
- Gestel u het die volgende items om te indekseer en in te dien: 'n artikel oor aardvarke met die titel 'Nocturnal Feeding of Aardvarks', 'n biografie van die bekende aardvarkundige Jane A. Doe en 'n promosiebrosjure vir 'n Detroit Zoo aardvark -uitstalling.
- Die biografie van Jane A. Doe sou as "Doe, Jane A." geïndekseer word, aangesien vanne eerste by die indiening kom. Dit sou onder die letter "D."
- Die artikel 'Nagtelike voeding van aardvarke' kan soos dit is geïndekseer as u 'n woordeboekstylgroepering kies. Dit kan onder die letter "N" (vir "Nocturnal") ingedien word deur hierdie groepering te gebruik.
- Alternatiewelik kan u 'Nagtelike voeding van aardvarke' as 'Aardvarke, nagtelike voeding' indekseer. Dit sal sinvol wees as u 'n ensiklopedie-groep gebruik, en nie net items wat met aardvarke verband hou, indien nie. Die item word dan onder “A.” geliasseer
- Die advertensiebrosjure kan geïndekseer word as 'Aardvarks, uitstallings (Dieretuin van Detroit).' Dit sal sinvol wees as u verwag dat u verskeie materiaal op aardvark-uitstallings sal hê, byvoorbeeld dat u 'n ander item kan indekseer as 'Aardvarks, uitstallings' (Toledo Dieretuin).”
- Alternatiewelik kan die advertensiebrosjure geïndekseer word as 'Detroit Zoo (Aardvark Exhibit).' geografiese ligging.
Stap 4. Rangskik lêers alfabeties volgens hul geïndekseerde naam
Die algemene reël vir alfabetiese indiening is om items in volgorde van A (eerste) tot Z (laaste) te rangskik. Gebruik toenemend spesifieke inligting om tussen items te onderskei en te bestel. Byvoorbeeld:
- Die volgorde van u geïndekseerde lêers in die vorige stap kan dan wees (afhangende van die stelsel wat u gebruik): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" en "Nocturnal Feeding of Aardvarks" OF "Aardvarks, uitstallings (Detroit Zoo),”“Aardvarks, Nocturnal Feeding of”en“Doe, Jane A.”
- 'N Lêer vir' Wallaby 'kom na die lêer vir' Emu '. Tussen kom 'n lêer vir "Kangaroo", en 'n lêer vir "Aardvark" voor een vir "Bear" en een vir "Emu." Dit gee u die volgende volgorde van lêers: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
- As u dan 'n lêer vir 'Anteater' byvoeg, kom dit na die lêers vir 'Aardvark'. Aangesien beide met die letter "A" begin, moet u na die tweede letter van elke woord (onderskeidelik "N" en "A") kyk om die volgorde te bepaal, en dan lêers te rangskik wat hierop gebaseer is. Die nuwe bestelling sou wees: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
Stap 5. Benoem u lêergidse
Om dit makliker te maak om items op te spoor, merk elke lêergids met die regte geïndekseerde naam van die item (e) wat dit bevat. Dit sal dit ook makliker maak om nuwe lêers in die regte volgorde bekend te stel.
- Plaas items in die gids wat daarvoor aangewys is.
- Dit kan ook nuttig wees om u lêers in kleur te kodeer om die bruikbaarheid daarvan te verbeter. As u byvoorbeeld 'n ensiklopedie-groep gebruik, gee elke groep 'n aparte kleur en merk elke item/lêer in elke groep met sy onderskeie kleur.
Stap 6. Dokumenteer die indeksering- en liasseringstelsel
Wees konsekwent met u indekserings- en liasseringstelsel, wat dit ook al is. Maak seker dat almal met toegang tot die lêers bewus is van die stelsel. U kan byvoorbeeld 'n dokument skep en deel met die reëls van u liasseringstelsel. Dit sal almal help om die liasseringstelsel doeltreffend te gebruik.
Stap 7. Lê nuwe items behoorlik in
Plaas lêers in die kabinet op grond van die geïndekseerde name en alfabetiese volgorde, volgens die stelsel wat u gebruik. Skuif die huidige lêers soos nodig om nuwe lêers op die regte plek te plaas.
Deel 2 van 2: Hantering van spesiale gevalle
Stap 1. Lê items onder hul beduidende termyn in
Soms is dit sinvol om items op grond van sleutelwoorde in te dien, ongeag die volgorde waarin woorde in 'n titel of naam verskyn. Dit verseker dat 'n lêer geïndekseer kan word en met behulp van die mees logiese term gevind kan word. Byvoorbeeld
'First Bank of Chicago' kan geïndekseer word en as 'Chicago, First Bank of.' 'Chicago' is die sleutelwoord in hierdie inskrywing, eerder as 'eerste' of 'bank', veral as u ander items met soortgelyke name het, soos 'First Bank of Tulsa' of 'Chicago Bank and Trust'
Stap 2. Rangskik name volgens van
Tipiese indieningstandaarde beveel aan dat persone eers by die voornaam geïndekseer word, aangesien die van as die betekenisvolle term beskou word.
- 'Jane A. Doe' sou dus geïndekseer word en as 'Doe, Jane A.'
- Sit titels (dr., Mev., Majoor, ens.) Aan die einde. "Dr. Jane A. Doe, 'byvoorbeeld, sou geïndekseer word en as' Doe, Jane A., Dr. '
- Rangskik die name in die algemeen letter-vir-letter soos dit gespel word. 'MacDonald' sou byvoorbeeld voor 'McDonald' kom. Net so word 'D', 'L', 'Le', 'de', ens. As deel van die naam beskou, nie as aparte eenhede nie. Bestel byvoorbeeld lêers "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" en "Wolfe" in die volgorde (en NIE as "L'Engle," Le Guin, "" Heinlein, "" Wolfe ") nie.
- 'N Algemene uitsondering op hierdie reëls oor name is wanneer 'n individu se naam deel uitmaak van 'n besigheids- of organisasienaam. In hierdie gevalle, behandel die persoon se naam as eenhede binne die besigheidsnaam. Byvoorbeeld, 'Jane A. Doe Pest Control' sou onder 'J' geliasseer word en NIE as 'Doe, Jane A. Pest Control' geïndekseer word nie.
Stap 3. Ignoreer artikels, voegwoorde en voorsetsels
Artikels (soos 'a', 'an' en 'die'), voegwoorde (soos 'en', 'maar' en 'of') en voorsetsels (soos 'vir', 'van' en "In") word oor die algemeen oorgeslaan wanneer hulle alfabeties geïndekseer en ingedien word, aangesien dit nie as beduidende terme beskou word nie. Dit is die geval, selfs as dit die begin van die naam van 'n item vorm. Byvoorbeeld:
- '' Ondersoek na die voedingspraktyke van 'Emu' word ingedien onder 'E' vir 'Emu' (die betekenisvolle woord in die titel van hierdie item), eerder as 'A' vir 'an'.
- 'Doe en Smith Pest Control' sou ingedien word na 'Doe, Jane A.' Beide geïndekseerde name begin met die woord "Doe", sodat u na die volgende betekenisvolle term in elkeen (onderskeidelik "Smith" en "Jane") gaan om die volgorde van die lêer te bepaal. Ignoreer die woord 'en', aangesien dit nie betekenisvol is nie.
Stap 4. Behandel afkortings asof dit uitgespel is
By die indeksering en indiening van items kan u afkortings ondervind, soos 'Mfg.' (vir "Vervaardiging") of "Inc." (vir "Ingelyf). Oor die algemeen moet u items indekseer en liasseer asof hierdie afkortings uitgespel is, eerder as bloot as lettersreëls.
Byvoorbeeld, 'Jane A. Doe Mining Company' sou ingedien word na 'Jane A. Doe Mfg.'
Stap 5. Gee gewoonlik syfers aan
As u alfabeties items indien, kan u syfers in hul titels teëkom. Oor die algemeen lêergetalle gewoonlik, eerder as om dit uitgespel te word. Nommers word ook voor briewe ingedien.
- Byvoorbeeld, '3M Company' sou ingedien word voor '100 Great Business Ideas' (aangesien '3' voor '100' kom).
- 'Great Business Ideas' en 'Great Business Leaders' word na '100 Great Business Ideas' ingedien, aangesien syfers voor letters gerangskik word.
- Getalle wat reeds uitgespel word, word eerder as woorde as woorde beskou. Lê byvoorbeeld items "100 groot sakeleiers", "wonderlike sake -idees" en "tweehonderd goeie sake -idees" in daardie volgorde in.
- As dit egter vir u indiening dien, kan u 'n uitsondering maak en altyd syfers indien asof dit uitgespel is.
Stap 6. Hanteer spesiale karakters
Alle nie-alfabetiese of nie-numeriese karakters wat u teëkom tydens die indeksering en indiening van items, moet in ag geneem word. Wat u met hierdie karakters moet doen, hang egter af van hul tipe:
- Leestekens (soos apostrofes, punte en komma's) word oor die algemeen geïgnoreer wanneer items geïndekseer en ingedien word. Lê byvoorbeeld 'Washington's Best Coffee' en 'Washington State Fair' in die volgorde in.
- Diakrities word behandel as die ooreenstemmende letter, sonder die diakritiese merk. Lê byvoorbeeld 'Éclair' as 'Eclair' en 'Über' as 'Uber' in. Die uitsondering hierop is wanneer u volgens die alfabet van 'n taal wat diakrities gebruik, liasseer, in welke geval u die normale alfabetiese volgorde van die taal moet volg.
Stap 7. Gebruik die algemene reël "niks voor iets" wanneer nodig
Oor die algemeen word spasies (insluitend leestekens en ander elemente wat oorgeslaan word) geïgnoreer wanneer hulle alfabeties ingedien word. In gevalle waar u items het wat op dieselfde manier begin, gebruik 'n spasie of die reël "niks voor iets nie" om die aansoekvorm te bepaal.
- Lê byvoorbeeld 'Noordoosbank', 'Noordoosvervaardiging' en 'Noordoosbank' in die volgorde in.
- Net so, "Doe, Jane A." sou ingedien word voor "Doe, Jane A., Dr."
Stap 8. Onderskei lêers deur meer gedetailleerde inligting, indien nodig
In seldsame gevalle is alfabetiese inligting nie genoeg om die volgorde van lêers te bepaal nie. In hierdie gevalle moet u verdere inligting gebruik om items te indekseer en te bestel. Merk hierdie bykomende inligting op die onderskeie lêers om u te help onderskei. Byvoorbeeld:
- As u items het vir twee verskillende persone met die naam Jane A. Doe, kan u dit volgens geboortedatum bestel. Lêer "Doe, Jane A. (geb. 1853)" sou dus voor lêer "Doe, Jane A. (geb. 1967) verskyn.
- U kan ook items volgens aardrykskunde bestel as u onderskeid moet tref. As u lêers vir drie verskillende banke op drie verskillende plekke het, en elke bank 'First United Bank and Trust' genoem word, kan u dit alfabeties bestel in die volgorde 'First United Bank and Trust (Georgia)', 'First United Bank and Trust' Trust (Oklahoma),”en“First United Bank and Trust (South Dakota).”
- As u ook items vir twee verskillende bere of soorte bere gehad het, sou u dit verder onderskei, gebaseer op spesies, geografiese ligging, ens. in die volgorde), of lêers op "Bears (European)" en "Bears (North American)" (in die volgorde).
Stap 9. Maak uitsonderings en spesiale reëls bekend
Maak seker dat almal wat u lêers gebruik, kennis dra van enige uitsonderings op standaardriglyne wat in u liasseringstelsel ingesluit word. Dit sal help om te verseker dat almal die liasseringstelsel behoorlik en doeltreffend kan gebruik.
