Min dinge is belangriker vir 'n kantoor wat vlot verloop as 'n liasseringstelsel wat werk. Of u nou alleen toegang tot lêers het of u met 'n personeel deel, die lêerstelsel wat u kies, moet georganiseer word sodat almal kan vind wat hulle soek. As die lêerstelsel moeilik is om te gebruik, hang u aan papiere uit vrees dat u dit in die lêers kan verloor, en u sal binnekort hope papiere oor u lessenaar hê.
Stappe
Stap 1. Besluit oor 'n liasseringstelsel
Wat dit ook al is, dit moet sinvol wees, sodat u presies weet waar elke stuk papier is. U opsies is:
- Alfabeties. Hierdie stelsel is die beste as die meeste van u lêers die name van kliënte, pasiënte of kliënte gaan wees.
- Onderwerp of kategorie: Die meeste lêerstelsels is georganiseer volgens onderwerp of kategorie, wat goed werk as dit korrek opgestel is, maar ook die verwarrendste kan wees as dit nie die geval is nie.
- Numeries/chronologies. Dit is die beste as u lêers hoofsaaklik bestaan uit genommerde of gedateerde materiaal, soos bestellings of kwitansies.
Stap 2. Vul u lêerlaaie met hangende vouers
Die hangende vouers word nooit verwyder nie, wat dien as plekhouers vir die manila -koeverte wat u uit die laai sal verwyder.
Stap 3. Sorteer u vraestelle in stapels volgens kategorie
As 'n stapel meer as 'n sentimeter lank word, verdeel dit in subkategorieë. As 'n hopie te dun is, kombineer dit met 'n ander stapel en hernoem dit. Die name van die stapels moet dit makliker maak om te bepaal in watter stapel elke stuk papier gaan.
Stap 4. Plaas elke stapel in 'n manila -lêergids en merk dit duidelik
Dit is die beste om dopgehou te gebruik met oortjies wat in die middel is, eerder as om te steier, omdat dit die lêers netjieser laat lyk.
Stap 5. Plaas die manila -vouers in die hangende vouers
Vir die meeste lêers werk gewone hangmapies, maar vir dik lêers of lêers wat u in subkategorieë moes verdeel, gebruik u die onderste lêergids. U kan die vouers bestel soos u wil, maar die meeste mense gebruik op hierdie stadium 'n alfabetiese stelsel.
Stap 6. Benoem die hangende vouers met dieselfde name as die manila -vouers
Plaas al die plastiek -oortjies aan die linkerkant van die gids, tensy u 'n sylêerkas gebruik. Plaas die oortjies aan die regterkant vir laterale lêers wat van links na regs loop as u die laai oopmaak, eerder as van voor na agter.
Stap 7. Plaas 'n voorraad hangende en manila -vouers naby die lêers, sodat u maklik 'n gids kan byvoeg as u 'n stuk papier het wat nie tot 'n bestaande vouer behoort nie
Vermy te dik of te dun vouers. U kan ook gidse hermerk en vraestelle herverdeel as u besluit dat u dit weer moet kategoriseer.
Stap 8. Aan die einde van die jaar, verwyder alle dopgehou, merk vars manila -vouers met dieselfde kategoriename en plaas dit in die lêers
Gaan deur die ou vouers om te sien of iets na die huidige lêers oorgedra moet word, en plaas die res in u argief.
Wenke
U word versoek om u lêers in kleur te kodeer, u rekenaar te gebruik om lêeretikette te druk of u lêers aantrekliker te maak. As u egter 'n verandering moet aanbring, soos om 'n enkele gids by te voeg, sal u ongelukkig wees as u agterkom dat u nie die regte kleurvouers het nie, of as u 'n lêeretiket met die hand moet skryf. Dit is die beste om dinge eenvoudig te hou
Waarskuwings
- Moet nooit 'n diverse stapel skep vir wat u nie kan kategoriseer nie, want alles sal daar beland.
- Sodra u 'n liasseringstelsel opgestel het, moet u tred hou met u liassering. Sit elke dag tyd opsy om papiere van u lessenaar af te haal en in te dien. Weerstaan die versoeking om 'n diep lêermandjie bo -op u lêers te plaas, want u sal dit net volmaak, en dit sal 'n ander lêer word.
