Dit kan moeilik wees om 'n liasseringskabinet te reël, of dit nou 'n huiskas is wat gevul is met betaalde rekeninge en belastinginligting, of 'n werkkabinet gevul met voltooide projekte en fakture. Organiseer u liasseerkas deur van ou lêers ontslae te raak, 'n liasseerstelsel te vind wat vir u werk en dit voortdurend te onderhou.
Stappe
Deel 1 van 4: Skoonmaak van ou dokumente
Stap 1. Koop 'n liasseerkas as u nie een het nie
Soek 'n goeie kwaliteit kas wat binne u begroting 'n goeie grootte vir u huis of kantoor is. Oorweeg 'n vuurvaste en waterdigte kas, in geval van natuurrampe wat u huis kan tref. 'N Bundel sulke kaste word in plaaslike winkels, meubelwinkels, timmerwinkels en winkelsentrums gevind.
Stap 2. Begin deur u lêers te gaan
Verwyder alles wat duidelik oud of onnodig is. Tersyde gestel:
- Kwitansies vir produkte wat u nie meer besit nie.
- Gemors pos
- Ou rekeninge vir dienste wat u nie meer gebruik nie
- Besigheidsbriewe van 'n ou werk
- Seëls wat u nie meer nodig het nie
Stap 3. Moenie bang wees om van dinge ontslae te raak nie
Alhoewel sekere dokumente soos geboortesertifikate en belastinginligting natuurlik belangrik is, kan daar gemorspos of ou kwitansies wees wat belangrik lyk, maar dit is regtig nie. Dink na oor elke dokument terwyl u u besluit neem, en dink of dit werklik nuttig kan wees in die toekoms. As u dit nie sou mis as dit 'n jaar lank verdwyn het nie, is dit waarskynlik goed om dit weg te gooi.
Stap 4. Wees versigtig as u dinge by die werk weggooi
Vra u toesighouers voordat u iets weggooi, want dit kan belangriker wees as wat u dink. U onderneming kan ook beleide hê oor hoe lank dinge gehou moet word en hoe dit weggedoen moet word.
Stap 5. Besluit watter dinge bewaar moet word
Dit hang gewoonlik af van hoe onlangs of nuttig dit is. Gebruik diskresie en dink of die dokumente in die toekoms nuttig of nodig sal wees. As dit werklik belangrik is, behou dit. Bewaar dit vir belastinginligting, versekeringsrekords en belangrike dokumente vir die volgende tydperke:
- Bewaar inligting oor belastingopgawes vir 7 jaar, sowel as kwitansies vir items wat u van u belasting afgetrek het. Die IRS kan enige opgawe tot 6 jaar nadat u belasting ingedien is, kontroleer.
- Hou versekeringsrekords, verbandstate en bewys van liefdadigheidsskenkings vir tot drie jaar.
- Hou baie belangrike dokumente soos geboorte- en huweliksertifikate, sosiale sekerheidskaarte, titels, aktes en paspoorte. Hou hulle veilig en moet nooit van hulle ontslae raak nie.
Stap 6. Versnipper elke dokument wat u opsy gesit het
Deur ongesnyde dokumente weg te gooi, kan u persoonlike inligting blootgestel word aan almal wat dit sien. Selfs as u nie seker is of die dokument sensitief is nie, is dit die beste om dit te versnipper, aangesien dit adresse, geboortedatums of ander inligting kan bevat.
Stap 7. Versnipper of vernietig ook digitale media
Baie dorpe en besighede sal dae hê waar plaaslike inwoners of werknemers ou diskette, CD's of hardeskywe kan bring om vernietig te word. Hulle sal seker maak dat dit korrek gedoen is.
Deel 2 van 4: Organiseer u belangrike dokumente
Stap 1. Begin om die oorblywende lêers te organiseer
Gaan na 'n lessenaar of groot tafel en organiseer die koerante in stapels wat vir u logies en verstandig is. Dit word u individuele lêers. Maak stapels wat u sal help om presies te vind wat u soek. Oorweeg kategorieë vir huiskaste soos:
- Hulpprogramme
- Outomaties
- Medies
- Troeteldier
- Besigheid
- Tuis
- Belasting
- Finansies
Stap 2. Vra kollegas vir advies oor werkkaste
Daar kan spesifieke ondernemingskonvensies wees vir die organisering van vraestelle by u werkplek. Indien nie, dien dit chronologies of alfabeties in. Vra netjies kollegas watter stelsels die beste vir hulle werk.
Stap 3. Hou u kategorieë eenvoudig
Hoe meer spesifiek u word, hoe meer lêers sal u hê, wat meer rommel in u kas sal beteken. Hou u hooflêers meer algemeen en organiseer dan dokumente daarin.
Stap 4. Besluit of u op naam of datum wil organiseer
Sodra u elke vraestel in die regte stapel gesorteer het, begin u dit so organiseer dat dit maklik is om dit te vind.
- Vir alfabetiese aanbiedings, soos handelsmerke op kwitansies, plaas items wat begin met A bo -aan die stapel en werk tot Z.
- Vir chronologiese dokumente, soos datums van belastingopgawes, plaas die mees onlangse dokumente bo -op die stapel en werk na die oudste dokumente onderaan.
Stap 5. Plaas elkeen van u stapels in 'n vouer
Plaas die papiere sodat die dokument bo -aan die stapel aan die voorkant van die vouer is. Dit hou die dokumente in dieselfde volgorde waarin u dit georganiseer het.
Deel 3 van 4: Maak lêers maklik om te vind
Stap 1. Benoem elke vouer duidelik
Maak seker dat die opskrif op die blad groot, leesbaar is en vir u en ander in u kantoor of gesin sinvol is. Gebruik 'n etiketmaker vir ekstra duidelikheid.
Stap 2. Laat elke laai sy eie kategorie hou, en merk dit ook duidelik
Verdeel u lêers onder laaie op 'n manier wat vir u sinvol is, met elke laai 'n aparte kategorie. Elke kategorie moet verwante lêers bevat, wat u sal help om dinge makliker te vind.
- Finansiële inligting soos belastingdokumente, beleggingslêers en verbandstate kan in een laai verskyn.
- Persoonlike dokumente soos geboortesertifikate, paspoorte en mediese rekords kan in 'n ander laai verskyn.
- In 'n ander kan die gebruiksaanwysings vir verskillende items verskyn.
Stap 3. Oorweeg dit om gekleurde vouers te gebruik
As u die ooreenstemmende kleur aan u geheue toewys, sal dit makliker wees om u vraestelle te vind. As u reeds manilla -dopgehou het, voeg kleur by met markeerstiften of gekleurde merkers. Gekleurde etikette kan subtieler vir dieselfde doel gebruik word.
Stap 4. Gebruik u kleurstelsel om subkategorieë in u laaie te skep
'N Laai met inligtingmateriaal kan byvoorbeeld verdeel word in gidse soos' Elektroniese handleidings ',' Handleiding vir elektriese gereedskap 'en' Handleiding vir skoonmaakmiddels '.
Stap 5. Verander u stelsel as dit nie sin maak nie
Moenie bang wees om die dinge wat nie vir u werk nie, na 'n maand of twee te gebruik. Beweeg verskillende lêers na die voorkant, of verdeel kategorieë wat moeilik is om van mekaar te onderskei. Onthou dat u liasseerkas 'n stelsel vir u is, en dat dit moet voldoen aan u werkvloei.
Deel 4 van 4: Onderhoud van die organisasie
Stap 1. Wees proaktief om georganiseerd te bly
Gee onmiddellik aandag aan pos en dokumente terwyl dit inkom, en as u dit hanteer het, moet u dit dadelik indien.
Stap 2. Stel 'n inkassie op u huis of kantoor op
Kyk een keer per dag deur u inkomende pos. U verloor niks op hierdie manier nie, en dit sal nie ophoop nie. Die indiening lyk nie so 'n taak nie, dit word 'n bietjie op 'n slag gedoen.
Stap 3. Herorganiseer u kas gereeld
Dit word aanbeveel om jaarliks te reorganiseer, en u kan dit selfs kwartaalliks skoonmaak as u 'n groot aantal lêers het. Die belangrikste bron van rommel in liasseerkaste is ou dokumente wat u nie meer nodig het nie, so maak die ou goed skoon en sny dit indien nodig.
Stap 4. Oorweeg dit om sommige van u lêers na digitale media om te skakel
Hoe meer dokumente u in digitale formaat kan bewaar, hoe minder fisieke rommel sal u in 'n liasseerkas hê. Goeie kandidate vir skandering is kwitansies, bewys van skenking of bankstate. Sommige is selfs al aanlyn beskikbaar.
Stap 5. Maak 'n meester dokument
Verduidelik in die dokument hoe u liasseringstelsel werk en waar dinge geleë is. In die geval van 'n noodgeval of onvoorsiene probleem, moet ander moontlik weet hoe om na u lêers te soek.
Wenke
- Hou u kas oop as u nuuskierige kinders of nuuskierige familielede het.
- As u 'n probleem ondervind met die oopmaak van die slot, sien Hoe u 'n kas vir slot kan kies.
- Bêre baie sensitiewe dokumente, soos geboortesertifikate of titelaktes, in 'n kluis of 'n vuurvaste dokumentkas, as u bekommerd is dat die lêer nie veilig genoeg is nie.
Waarskuwings
- As u in 'n gebied met 'n aardbewing geneig is, moet u kaste aan 'n stabiele muur vasmaak. Dit sal voorkom dat hulle tydens 'n seismiese gebeurtenis op 'n persoon val of 'n deur blokkeer.
- Laai u lêers versigtig. As 'n boonste laai vol is en laaie daaronder leeg is, kan dit omslaan.