Hoe om 'n liasseringskabinet te organiseer (met foto's)

INHOUDSOPGAWE:

Hoe om 'n liasseringskabinet te organiseer (met foto's)
Hoe om 'n liasseringskabinet te organiseer (met foto's)
Anonim

Dit kan moeilik wees om 'n liasseringskabinet te reël, of dit nou 'n huiskas is wat gevul is met betaalde rekeninge en belastinginligting, of 'n werkkabinet gevul met voltooide projekte en fakture. Organiseer u liasseerkas deur van ou lêers ontslae te raak, 'n liasseerstelsel te vind wat vir u werk en dit voortdurend te onderhou.

Stappe

Deel 1 van 4: Skoonmaak van ou dokumente

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 1
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 1

Stap 1. Koop 'n liasseerkas as u nie een het nie

Soek 'n goeie kwaliteit kas wat binne u begroting 'n goeie grootte vir u huis of kantoor is. Oorweeg 'n vuurvaste en waterdigte kas, in geval van natuurrampe wat u huis kan tref. 'N Bundel sulke kaste word in plaaslike winkels, meubelwinkels, timmerwinkels en winkelsentrums gevind.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 2
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 2

Stap 2. Begin deur u lêers te gaan

Verwyder alles wat duidelik oud of onnodig is. Tersyde gestel:

  • Kwitansies vir produkte wat u nie meer besit nie.
  • Gemors pos
  • Ou rekeninge vir dienste wat u nie meer gebruik nie
  • Besigheidsbriewe van 'n ou werk
  • Seëls wat u nie meer nodig het nie
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 3
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 3

Stap 3. Moenie bang wees om van dinge ontslae te raak nie

Alhoewel sekere dokumente soos geboortesertifikate en belastinginligting natuurlik belangrik is, kan daar gemorspos of ou kwitansies wees wat belangrik lyk, maar dit is regtig nie. Dink na oor elke dokument terwyl u u besluit neem, en dink of dit werklik nuttig kan wees in die toekoms. As u dit nie sou mis as dit 'n jaar lank verdwyn het nie, is dit waarskynlik goed om dit weg te gooi.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 4
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 4

Stap 4. Wees versigtig as u dinge by die werk weggooi

Vra u toesighouers voordat u iets weggooi, want dit kan belangriker wees as wat u dink. U onderneming kan ook beleide hê oor hoe lank dinge gehou moet word en hoe dit weggedoen moet word.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 5
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 5

Stap 5. Besluit watter dinge bewaar moet word

Dit hang gewoonlik af van hoe onlangs of nuttig dit is. Gebruik diskresie en dink of die dokumente in die toekoms nuttig of nodig sal wees. As dit werklik belangrik is, behou dit. Bewaar dit vir belastinginligting, versekeringsrekords en belangrike dokumente vir die volgende tydperke:

  • Bewaar inligting oor belastingopgawes vir 7 jaar, sowel as kwitansies vir items wat u van u belasting afgetrek het. Die IRS kan enige opgawe tot 6 jaar nadat u belasting ingedien is, kontroleer.
  • Hou versekeringsrekords, verbandstate en bewys van liefdadigheidsskenkings vir tot drie jaar.
  • Hou baie belangrike dokumente soos geboorte- en huweliksertifikate, sosiale sekerheidskaarte, titels, aktes en paspoorte. Hou hulle veilig en moet nooit van hulle ontslae raak nie.
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 6
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 6

Stap 6. Versnipper elke dokument wat u opsy gesit het

Deur ongesnyde dokumente weg te gooi, kan u persoonlike inligting blootgestel word aan almal wat dit sien. Selfs as u nie seker is of die dokument sensitief is nie, is dit die beste om dit te versnipper, aangesien dit adresse, geboortedatums of ander inligting kan bevat.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 7
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 7

Stap 7. Versnipper of vernietig ook digitale media

Baie dorpe en besighede sal dae hê waar plaaslike inwoners of werknemers ou diskette, CD's of hardeskywe kan bring om vernietig te word. Hulle sal seker maak dat dit korrek gedoen is.

Deel 2 van 4: Organiseer u belangrike dokumente

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 8
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 8

Stap 1. Begin om die oorblywende lêers te organiseer

Gaan na 'n lessenaar of groot tafel en organiseer die koerante in stapels wat vir u logies en verstandig is. Dit word u individuele lêers. Maak stapels wat u sal help om presies te vind wat u soek. Oorweeg kategorieë vir huiskaste soos:

  • Hulpprogramme
  • Outomaties
  • Medies
  • Troeteldier
  • Besigheid
  • Tuis
  • Belasting
  • Finansies
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 9
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 9

Stap 2. Vra kollegas vir advies oor werkkaste

Daar kan spesifieke ondernemingskonvensies wees vir die organisering van vraestelle by u werkplek. Indien nie, dien dit chronologies of alfabeties in. Vra netjies kollegas watter stelsels die beste vir hulle werk.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 10
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 10

Stap 3. Hou u kategorieë eenvoudig

Hoe meer spesifiek u word, hoe meer lêers sal u hê, wat meer rommel in u kas sal beteken. Hou u hooflêers meer algemeen en organiseer dan dokumente daarin.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 11
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 11

Stap 4. Besluit of u op naam of datum wil organiseer

Sodra u elke vraestel in die regte stapel gesorteer het, begin u dit so organiseer dat dit maklik is om dit te vind.

  • Vir alfabetiese aanbiedings, soos handelsmerke op kwitansies, plaas items wat begin met A bo -aan die stapel en werk tot Z.
  • Vir chronologiese dokumente, soos datums van belastingopgawes, plaas die mees onlangse dokumente bo -op die stapel en werk na die oudste dokumente onderaan.
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 12
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 12

Stap 5. Plaas elkeen van u stapels in 'n vouer

Plaas die papiere sodat die dokument bo -aan die stapel aan die voorkant van die vouer is. Dit hou die dokumente in dieselfde volgorde waarin u dit georganiseer het.

Deel 3 van 4: Maak lêers maklik om te vind

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 13
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 13

Stap 1. Benoem elke vouer duidelik

Maak seker dat die opskrif op die blad groot, leesbaar is en vir u en ander in u kantoor of gesin sinvol is. Gebruik 'n etiketmaker vir ekstra duidelikheid.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 14
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 14

Stap 2. Laat elke laai sy eie kategorie hou, en merk dit ook duidelik

Verdeel u lêers onder laaie op 'n manier wat vir u sinvol is, met elke laai 'n aparte kategorie. Elke kategorie moet verwante lêers bevat, wat u sal help om dinge makliker te vind.

  • Finansiële inligting soos belastingdokumente, beleggingslêers en verbandstate kan in een laai verskyn.
  • Persoonlike dokumente soos geboortesertifikate, paspoorte en mediese rekords kan in 'n ander laai verskyn.
  • In 'n ander kan die gebruiksaanwysings vir verskillende items verskyn.
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 15
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 15

Stap 3. Oorweeg dit om gekleurde vouers te gebruik

As u die ooreenstemmende kleur aan u geheue toewys, sal dit makliker wees om u vraestelle te vind. As u reeds manilla -dopgehou het, voeg kleur by met markeerstiften of gekleurde merkers. Gekleurde etikette kan subtieler vir dieselfde doel gebruik word.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 16
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 16

Stap 4. Gebruik u kleurstelsel om subkategorieë in u laaie te skep

'N Laai met inligtingmateriaal kan byvoorbeeld verdeel word in gidse soos' Elektroniese handleidings ',' Handleiding vir elektriese gereedskap 'en' Handleiding vir skoonmaakmiddels '.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 17
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 17

Stap 5. Verander u stelsel as dit nie sin maak nie

Moenie bang wees om die dinge wat nie vir u werk nie, na 'n maand of twee te gebruik. Beweeg verskillende lêers na die voorkant, of verdeel kategorieë wat moeilik is om van mekaar te onderskei. Onthou dat u liasseerkas 'n stelsel vir u is, en dat dit moet voldoen aan u werkvloei.

Deel 4 van 4: Onderhoud van die organisasie

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 18
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 18

Stap 1. Wees proaktief om georganiseerd te bly

Gee onmiddellik aandag aan pos en dokumente terwyl dit inkom, en as u dit hanteer het, moet u dit dadelik indien.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 19
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 19

Stap 2. Stel 'n inkassie op u huis of kantoor op

Kyk een keer per dag deur u inkomende pos. U verloor niks op hierdie manier nie, en dit sal nie ophoop nie. Die indiening lyk nie so 'n taak nie, dit word 'n bietjie op 'n slag gedoen.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 20
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 20

Stap 3. Herorganiseer u kas gereeld

Dit word aanbeveel om jaarliks te reorganiseer, en u kan dit selfs kwartaalliks skoonmaak as u 'n groot aantal lêers het. Die belangrikste bron van rommel in liasseerkaste is ou dokumente wat u nie meer nodig het nie, so maak die ou goed skoon en sny dit indien nodig.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 21
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 21

Stap 4. Oorweeg dit om sommige van u lêers na digitale media om te skakel

Hoe meer dokumente u in digitale formaat kan bewaar, hoe minder fisieke rommel sal u in 'n liasseerkas hê. Goeie kandidate vir skandering is kwitansies, bewys van skenking of bankstate. Sommige is selfs al aanlyn beskikbaar.

Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 22
Organiseer 'n liasseerkabinet Stap 22

Stap 5. Maak 'n meester dokument

Verduidelik in die dokument hoe u liasseringstelsel werk en waar dinge geleë is. In die geval van 'n noodgeval of onvoorsiene probleem, moet ander moontlik weet hoe om na u lêers te soek.

Wenke

  • Hou u kas oop as u nuuskierige kinders of nuuskierige familielede het.
  • As u 'n probleem ondervind met die oopmaak van die slot, sien Hoe u 'n kas vir slot kan kies.
  • Bêre baie sensitiewe dokumente, soos geboortesertifikate of titelaktes, in 'n kluis of 'n vuurvaste dokumentkas, as u bekommerd is dat die lêer nie veilig genoeg is nie.

Waarskuwings

  • As u in 'n gebied met 'n aardbewing geneig is, moet u kaste aan 'n stabiele muur vasmaak. Dit sal voorkom dat hulle tydens 'n seismiese gebeurtenis op 'n persoon val of 'n deur blokkeer.
  • Laai u lêers versigtig. As 'n boonste laai vol is en laaie daaronder leeg is, kan dit omslaan.

Aanbeveel: