'N Memo, of memorandum, is 'n boodskap wat aangepas is vir 'n spesifieke gehoor om hulle oor iets in te lig. Memo's is 'n algemene kantoordokument, sodat dit 'n wye verskeidenheid onderwerpe kan dek en versprei kan word in papierkopieë, per faks of per e -pos. Oor die algemeen hang die formaliteit van u memo af van die organisasie waarvoor u werk en die juridiese aard van die onderwerp. 'N Memorandum vir die opknapping van geboue is oor die algemeen om huurders, werknemers, eienaars of werkers te vertel van 'n noodsaaklike opknapping wat hul omgewing sal beïnvloed. Lees hoe u 'n memorandum vir die opknapping van geboue kan skryf.
Stappe
Stap 1. Versoek afskrifte van vorige memorandums
U kan 'n gevoel kry van die toon en formaliteit van u organisasie deur na voorbeelde van vorige kennisgewings te kyk. Vra u meerdere om slegs die monsters te verskaf waarmee hulle tevrede was.
Stap 2. Verkry afskrifte van kontakinligting vir almal wat deur hierdie memorandum geraak word
U moet 'n afskrif aan elke party stuur, en dit kan 'n paar dae of weke neem om al die nodige adresse of e -posse te kry.
Stap 3. Versamel die nodige feite om die behoefte aan 'n gebou -opknapping te bewys
As 'n behuisings- of woonstelraad 'n mosie aanvaar het waarin die opknappings goedgekeur word, vra 'n afskrif van die mosie sodat dit aangevra of versprei kan word. Hoe groter die opknapping, hoe meer bewys het u nodig.
Stap 4. Stel sperdatums op
Vir groot opknappings wil u die memo vroegtydig stuur sodat hulle die nodige akkommodasie kan maak. As die opknapping op die laaste oomblik plaasvind, besluit die datum en tyd waarop dit sal plaasvind, insluitend tyd vir mense om te bly.
Stap 5. Skryf 'n uiteensetting van u memo
Enige skryfstuk word gebruik om die leser van iets te oortuig. Maak onder opskrifte 'n konsep wat die memo -onderwerp, die beskrywing, die sperdatums en datums, die bewys en die kontakinligting bevat vir 'n opvolg.
Stap 6. Struktureer u memo
Gebruik die maatskappy se logo en struktuur, as dit 'n memorandum is wat onder die naam van 'n onderneming vervaardig word. Die volgende is riglyne vir die opmaak van 'n memo:
- Plaas die naam van die geadresseerde in die linker boonste hoek van die woordverwerkingsdokument. Dit kan 'n algemene of spesifieke naam wees, maar dit moet maklik herkenbaar wees, sodat die persoon weet dat die memorandum van die opknapping van die gebou op hulle betrekking het.
- Tik vervolgens die persoon, mense of onderneming wat die memorandum skryf, in. As u die memorandum vir 'n departement of onderneming skryf, moet u moontlik goedkeuring aanvra voordat u die memo onder iemand anders se naam stuur.
- Plaas die datum hieronder. Memo's moet redelik vinnig gemaak word, omdat hulle gewoonlik iemand vra om betyds kennis te neem van iets.
- Skryf die onderwerp van die memorandum vir die opknapping van die gebou, met die beste beskrywende woorde moontlik. Byvoorbeeld, in plaas van om te skryf "Onderwerp: Renovasie van geboue", skryf "Liftherstel, 30 Augustus 06:00 tot 08:00."
- Skryf die liggaam van die boodskap neer. Skryf die doel neer, waarom die opknapping nodig is, waarom die opknapping die leser bevoordeel en die nodige bewys, soos die boukode of veiligheidskwessies. Wees direk; probeer om nie skryfstukke in te sluit wat u boodskap nie ondersteun nie.
Stap 7. Sluit indien nodig kolpunte of lyste in
Mense lees meer waarskynlik memo's wat nie teksblokke is nie. Aangesien memo's redelik informeel is, kan u lyste met kolpunte skep of vetgedrukte teks gebruik om 'n sekere gedeelte van die sperdatum of doel van die opknapping uit te lig.
Stap 8. Wysig u memo na 1 bladsy
As u 'n memo aan baie mense gee, is die beste manier om te verseker dat hulle dit lees, dit kort te hou. As dit te lank is en die doel nie onmiddellik duidelik is nie, kan hulle dit wegsit totdat hulle vrye tyd het.
Dit geld nie wettige memorandum en sommige maatskappynotas wat bouverslae of direksie -mosies insluit nie. Maak seker dat u weet watter lengte u gehoor verwag
Stap 9. Bewys u memo vir spelling- en grammatikale foute
As u skryfvaardighede nie sterk is nie, gee dit aan 'n meerdere of kollega wat dit kan wysig.
Stap 10. Teken die brief
Sodra dit goedgekeur is, sal u dit wil onderteken en dateer om dit amptelik te maak. Sluit u kontakinligting en die kontakinligting van enigiemand na wie hulle vrae kan rig onderaan die memorandum in.
Stap 11. Sluit die nodige aanhangsels in
Druk afskrifte van die memo en aanhangsels vir elk van u kontakte uit. Kram dit aan die memorandum vas voordat dit afgelewer word.
Stap 12. Lewer u memo betyds af
Mense sal tyd nodig hê om planne te maak tydens opknappings, so probeer om die inligting by hulle te kry wanneer dit bekend gemaak word.
